Deux véhicules peuvent afficher le même coût kilométrique et ne pas produire la même capacité. Si l’un reste douze jours au garage pendant des journées prévues au planning, ses charges fixes se répartissent sur moins de jours exploitables. Le coût par jour disponible mesure cet effet. Il ne remplace ni le coût au kilomètre VTC, ni la marge par course : il répond à une question différente, celle du budget réellement porté par chaque journée où le véhicule pouvait travailler.
Fixer une période et un calendrier comparables
Choisissez une période close, idéalement douze mois glissants. Définissez ensuite les jours d’exploitation planifiés : ce sont les jours où le véhicule devait être proposé au service, après retrait des congés, repos et fermetures décidés par l’entreprise. Ne partez ni de 365 jours par réflexe, ni des seuls jours ayant généré une course. Une journée sans demande commerciale peut rester disponible ; une journée de panne ne l’est pas.
Jours disponibles = jours d’exploitation planifiés − jours d’indisponibilité imputables au véhicule.
Une indisponibilité comprend par exemple une révision, une réparation, une attente de pièce, un contrôle ou une restitution lorsque le véhicule ne pouvait pas assurer la mission prévue. Pour un arrêt partiel, adoptez une règle stable : soit compter des heures, soit convertir les heures en équivalent-journée à partir de l’amplitude habituelle. Documentez ce choix au lieu d’arrondir différemment selon le résultat recherché.
L’article R323-24 du code de la route soumet tout véhicule de moins de dix places affecté au transport public de personnes à un premier contrôle au plus tard un an après sa première mise en circulation, puis à un renouvellement annuel. Il ne fixe pas la durée d’arrêt à budgéter : le rendez-vous, le trajet, une éventuelle contre-visite et l’organisation de remplacement dépendent de la situation réelle. Inscrivez donc l’obligation dans le calendrier, puis mesurez sa durée chez vous.
Construire un numérateur sans double compte
Sur la même période, construisez une seule vue économique. Pour un véhicule acheté, retenez la dépréciation économique et, si l’achat est financé, les intérêts et frais de crédit, sans inclure le remboursement du capital. Pour un véhicule loué, retenez les loyers et frais effectivement facturés, sans ajouter séparément une charge financière déjà comprise dans ces loyers. Ajoutez ensuite assurance, stationnement, énergie, entretien, pneumatiques, nettoyage, réparations et coût net d’un véhicule relais restant à charge ; déduisez les remboursements obtenus. Pour une lecture de trésorerie, utilisez à la place les décaissements de la période et ne mélangez pas les deux vues.
Coût par jour disponible = coûts du véhicule sur la période ÷ jours disponibles sur la même période.
Les données d’homologation peuvent aider à comparer deux modèles, mais elles ne remplacent pas les relevés d’usage. L’ADEME précise que la consommation réelle varie notamment avec les trajets, la congestion, la météo, l’entretien et la conduite. Pour le numérateur constaté, utilisez factures, relevés d’énergie et kilométrage compteur.
Exemple sur douze mois
Prenons un exemple fictif, uniquement pour montrer le calcul. Une entreprise avait planifié 240 jours d’exploitation. Le véhicule a été indisponible 18 jours : 7 pour des opérations prévues et 11 pour une panne et l’attente d’une pièce. Il reste 222 jours disponibles. Les coûts retenus sur l’année atteignent 25 200 euros, après remboursements et sans double comptabilisation du financement.
25 200 € ÷ 222 jours = 113,51 € par jour disponible.
Sans indisponibilité, le même numérateur divisé par 240 donnerait 105 euros. Cet écart de 8,51 euros ne constitue pas un tarif conseillé ni une perte certaine ; il montre simplement comment les charges observées se concentrent sur moins de jours. Le nombre doit être recalculé avec les coûts et le calendrier de l’entreprise.
Séparer coût du véhicule et perte d’activité
Le dénominateur réduit intègre déjà l’effet des jours perdus sur la répartition des coûts. Il ne faut donc pas multiplier les jours d’arrêt par 113,51 euros puis ajouter ce montant une seconde fois au numérateur. Les factures de réparation et de remplacement sont des coûts ; les courses non réalisées relèvent d’une analyse de capacité distincte.
Perte de marge contributive estimée = marge contributive des courses qui auraient été réalisées sans l’arrêt − marge contributive conservée grâce au relais.
Le coût net du relais reste dans le numérateur des coûts du véhicule ; il n’est pas retranché une seconde fois dans cette formule de marge.
Utilisez la marge, pas le chiffre d’affaires brut : l’énergie, les commissions ou d’autres charges variables ont pu être évitées. Si un véhicule relais a permis d’exécuter les courses, comptabilisez son coût, mais ne prétendez pas que tout le revenu a disparu. Cette séparation rejoint la logique de l’arbitrage entre entretien préventif et panne.
Tester la sensibilité aux jours d’arrêt
Gardons le coût annuel fictif de 25 200 euros et 240 jours planifiés. Le tableau isole l’effet du dénominateur ; dans la réalité, une panne supplémentaire peut aussi modifier le numérateur.
| Jours indisponibles | Jours disponibles | Coût par jour |
|---|---|---|
| 0 | 240 | 105,00 € |
| 10 | 230 | 109,57 € |
| 18 | 222 | 113,51 € |
| 30 | 210 | 120,00 € |
Pour comparer deux modèles, gardez la même période, le même nombre de jours planifiés et le même périmètre de coûts. Si le modèle B coûte 1 800 euros de plus par an mais permet d’économiser dix jours d’arrêt, son seuil de décision est de 180 euros de marge contributive préservée par jour. Au-dessous, le surcoût ne se rembourse pas entièrement ; au-dessus, la disponibilité peut justifier l’écart. Ce seuil reste une hypothèse, pas une promesse de fiabilité.
Mettre à jour l’indicateur sans piloter au rétroviseur
Enregistrez pour chaque arrêt la date, la cause, la durée planifiée ou imprévue, les jours de service touchés, le coût direct et la présence d’un relais. Faites un point mensuel sur les événements, puis recalculez l’indicateur sur douze mois glissants chaque trimestre ou avant une décision d’achat. Une réserve pour réparations imprévues peut ensuite être dimensionnée à partir de cet historique, sans appliquer un pourcentage arbitraire.
Le signal d’alerte n’est pas un chiffre universel. Définissez-le en fonction de votre marge : dérive du coût par jour, nombre maximal de jours sans relais ou délai de pièce incompatible avec les engagements clients. Une décision solide conserve le calcul, la période, les hypothèses et une analyse de sensibilité. Elle peut alors distinguer un incident isolé d’un véhicule qui détruit durablement de la capacité.
Sources officielles
- Légifrance — Code de la route, article R323-24, version en vigueur consultée le 29 septembre 2026.
- ADEME Car Labelling — Glossaire et limites des consommations conventionnelles, consulté le 29 septembre 2026.